Gestión del tiempo en la sociedad moderna. Por qué la gente no tiene suficiente tiempo y cómo aprender a mantenerse al día con todo. Reglas básicas para la gestión eficaz de un recurso temporal. La gestión del tiempo es la capacidad de controlar la cantidad de tiempo dedicado a determinadas actividades, gestionarlo sabiamente, analizar la eficacia de su trabajo y encontrar recursos adicionales, aumentando así la productividad. Tales habilidades le dan a una persona la oportunidad no solo de mantenerse al día con las actividades planificadas, sino de hacerlo de manera eficiente y divertirse. La ciencia que estudia el proceso de planificación y gestión del recurso de tiempo propio o de otra persona se denomina gestión del tiempo.
La necesidad de administrar el tiempo
La cuestión de la gestión del tiempo a nivel estatal surgió y comenzó a estudiarse seriamente en Rusia en la década de 1920. Se propusieron varias teorías y métodos para aumentar la eficiencia de la actividad, incluso mediante la organización de la efectividad personal de cada persona individual.
En los años 70 del siglo XX, se introdujo la idea de que el sistema de gestión del tiempo personal debería basarse en el pensamiento efectivo del individuo, que necesita ser desarrollado. Solo en 2007, apareció un departamento de gestión del tiempo en una de las universidades de Moscú. Por un lado, el tiempo no es un recurso ilimitado, por lo que no es de extrañar que a menudo nos falte. Pero, por otro lado, para todos en el día la cantidad de tiempo es la misma. Entonces, ¿por qué, al mismo costo, algunos logran hacer mucho más que otros y, como resultado, obtienen un resultado más alto? No se trata de la cantidad de horas, sino de la eficiencia de su uso.
Mucha gente se equivoca al pensar que la gestión del tiempo es necesaria solo para los gerentes en el trabajo y las personas que patológicamente no hacen nada. De hecho, todos deben aprender el arte de administrar su tiempo para tener éxito no solo en el trabajo, sino también en la vida. La tarea de la administración del tiempo no es llevarlo a algún tipo de marco. Por el contrario, la planificación le permite ampliar este marco, ya que usted mismo no se da cuenta de cuánto tiempo, si se emplea correctamente, se puede liberar. Para dominar la ciencia de la administración del tiempo, a alguien le tomará algunas semanas y meses a otros. Todo depende de varios factores:
- Fuerza de voluntad … Sin este rasgo de carácter, en principio, es difícil lograr resultados. Por lo tanto, si algo no funcionó la primera vez, no hay necesidad de darse por vencido. Necesita averiguar por qué no funcionó y hacerlo de nuevo.
- Habilidades de planificación previas … Si una persona sabe cómo planificar algunas de sus acciones, por ejemplo, compras, recreación, celebración de eventos, entonces debe estar familiarizado con los principios básicos de planificación. En este caso, le resultará más fácil aprender a gestionar el tiempo que a alguien que vive improvisado toda su vida. Sin embargo, nada es imposible para la segunda categoría de personas, solo puede llevar un poco más de tiempo.
- Apoyo … Con qué frecuencia una persona hace algo para la empresa: empieza a fumar o deja de fumar, va al gimnasio, asiste a cualquier evento. Es muy importante contar con el apoyo de los seres queridos. Por lo tanto, si todo el equipo o toda la familia toma la decisión de comprender el arte de la administración del tiempo, el resultado se logrará mucho más rápido.
Tabú al planificar tu tiempo
Antes de aprender a administrar su tiempo, debe analizar lo que se necesita en 24 horas. Habiendo garabateado al menos uno de sus días en horas y minutos, puede ver que la mayor parte del valioso recurso se desperdicia.
Consideremos los principales tabúes en la gestión del tiempo:
- Sueño largo … No puede ir a ninguna parte; necesita dormir para tener la fuerza necesaria para pasar el resto del tiempo de manera eficaz. El sueño saludable es de 8 horas. Pero dormir antes del almuerzo es una gestión del tiempo imprudente.
- Conversaciones telefónicas … El teléfono le ahorra y hace perder tiempo. Por un lado, la información se puede recibir o transmitir más rápido. Pero, por otro lado, la charla vacía a veces le quita la mayor parte del día.
- Ver televisión y jugar juegos … Por supuesto, necesita descansar, y todos entienden el significado de esta palabra a su manera. Pero ver la próxima serie o un nuevo "shooter" no podrá cargar con nueva fuerza ni será útil.
- Malos hábitos … Las personas con hábitos poco saludables, como fumar, se toman mucho tiempo durante el día para tomar descansos para fumar. Parecería que beber una taza de café o fumar es cuestión de 2-3 minutos, pero nuestro día consta de estos minutos.
Todos pueden encontrar algunos puntos más en su rutina, donde pasan su tiempo, y tratar de sacarlos de sus vidas, o al menos reducirlos. Cuanto antes comprenda una persona esto, más pronto aprenderá a valorar y emplear su tiempo sabiamente.
¡Consejo! No hay por qué lamentar el tiempo transcurrido. Este es un ejercicio completamente inútil, ya que no volverá. Es mejor aprender a partir de ahora a no permitir su inútil desperdicio.
Características de la gestión del tiempo de enseñanza
Existen varias técnicas que enseñan los conceptos básicos de la gestión del tiempo. En Internet se puede encontrar mucha información temática sobre este tema. Pero es mejor cuando un profesional comparte los secretos contigo. La mayor demanda para el estudio de este tema crea una oferta. Y hoy en nuestro país se imprime literatura en grandes cantidades y se realizan diversas capacitaciones sobre gestión del tiempo.
La formación es uno de los métodos de enseñanza que te permite adquirir los conocimientos, habilidades y habilidades necesarios a través de la formación práctica directa. Su gran ventaja es que el alumno no solo percibe cualquier información declarada, sino que puede aplicar inmediatamente los conocimientos adquiridos en la práctica. Hay comunicación en vivo con el entrenador y con un grupo de personas de ideas afines.
A pesar de que los principios básicos de la gestión del tiempo son los mismos, las formaciones se pueden estructurar de diferentes formas. Cada formador determina por sí mismo cómo le resultará más fácil transmitir su experiencia a la audiencia formada. Las clases de administración del tiempo ofrecen una serie de reglas o actividades que deben seguirse para ayudar a desarrollar la capacidad de administrar el tiempo.
Pero debe comprender que el viaje a la capacitación en sí, incluso si lo realiza un especialista altamente calificado, sin esfuerzos de su parte, será inútil. Planificar, dividir los planes en importantes y no tan importantes, urgentes y retrasados: todo esto deberá hacerlo usted mismo.
Otra forma más accesible de obtener información sobre cómo gestionar la vida y el tiempo es la literatura especializada. Se han escrito muchos libros sobre este tema tanto por autores nacionales como extranjeros. Muchos de ellos son instructores líderes, por lo que puede familiarizarse con el material antes de asistir a la capacitación correspondiente. La ventaja del libro sobre la sesión de capacitación es el precio más bajo, la capacidad de leerlo en un momento conveniente y releerlo, tomar notas.
Los libros populares en 2016 que le dicen cómo administrar el tiempo de manera efectiva son:
- "Concentración máxima". Escrito por Lucy Joe Palladino;
- "Una manera fácil de dejar de procrastinar". Escrito por Neil Fiore;
- "Musa y la Bestia". Escrito por Yana Frank;
- "Esencialismo". Escrito por Greg McKeon;
- "Cómo poner las cosas en orden". Escrito por David Allen;
- Time Drive. Autor Gleb Arkhangelsky;
- “365 días de una persona creativa. Diario ". Escrito por Yana Frank;
- "Buen año. Semanario del comercializador ". Publicado por Igor Mann;
- “Cómo trabajar 4 horas a la semana”. Escrito por Tim Ferris;
- "El arte de mantenerse al día". Escrito por Alan Lacaine.
Reglas básicas para una gestión eficaz del tiempo
Si una persona dio el primer paso, vio el problema de la planificación incorrecta de su tiempo y quiere resolverlo en un futuro cercano, entonces es necesario comprender algunos secretos de la administración del tiempo. Las siguientes pautas lo guiarán sobre cómo administrar adecuadamente su tiempo.
Eliminación de "casos-parásitos"
El desafío es analizar su día, programarlo con el mayor detalle posible. Es necesario anotar no solo los hechos útiles que se han completado. Esto también debe incluir relajación, comunicación y otras actividades. Ahora necesitas marcar aquellos puntos que podrían ahorrar tiempo sin ningún daño. Estos son "casos de parásitos" que roban minutos preciosos. Para excluir todas las actividades inútiles, debe analizar más de uno de sus días, pero el resultado no tardará en llegar. Pasar una semana en su lista de tareas pendientes puede ahorrarle mucho más tiempo en el futuro al eliminar las cosas innecesarias de su agenda.
Programando un horario
Al eliminar los "casos de parásitos" de su programa, puede comenzar a planificar el tiempo de manera racional. Las personas exitosas planifican constantemente su tiempo, aumentando así la productividad de sus actividades.
La planificación no debe hacerse en la cabeza, sino en papel. No importa si es un diario encuadernado en piel o un simple trozo de papel. Es necesario escribir los casos por orden de importancia. Si surge una nueva tarea durante el día, también debe estar escrita en su plan, teniendo en cuenta la prioridad en relación con la planificada previamente. Los casos completados deben eliminarse de la lista. Da fuerza y estimula la actividad fructífera.
La planificación debe ser de más a menos. De planes para el año, pase sin problemas a planes para todos los días. Deben establecerse plazos específicos para cada tarea.
En los entrenamientos de gestión del tiempo, los entrenadores a menudo recomiendan dibujar un árbol como la encarnación del gran objetivo principal. Las ramas que se extienden desde él son pequeñas tareas que deben resolverse en el camino para lograrlo. Cada rama puede ramificarse muchas veces hasta dividir las tareas en pequeñas, claras y comprensibles. Por supuesto, no es necesario dibujar árboles al planificar todos los días, pero vale la pena visualizar su plan. Hay una regla 10/90 en la gestión del tiempo. Está redactado de la siguiente manera: el 10% del tiempo que dedica a programar una tarea le ahorrará el 90% del tiempo que lleva completarla.
Construyendo fuerza de voluntad
No es suficiente aprender a planificar adecuadamente su tiempo. Es necesario seguir el plan descrito. Pero a menudo sucede que por la mañana te levantaste con dolor de cabeza y no querías hacer ejercicios; llegó a casa cansado del trabajo y no asistió a los cursos; su película favorita está en la televisión y ha reprogramado la cita. La organización de su día comienza con organizarse usted mismo. Si al principio es difícil sacrificar la visualización de su programa favorito, puede verlo poniendo el televisor en la cocina y preparando la cena a esta hora. Si no tiene ganas de hacer su carrera planificada por la mañana bajo la llovizna, puede llevar su reproductor de música y su estado de ánimo mejorará. No es necesario abandonar los casos previstos, vale la pena buscar un compromiso y cumplirlos con gusto.
Priorización
La parte más difícil del arte de administrar tu tiempo es priorizar correctamente, resaltando el objetivo principal y los secundarios. Esto le permite organizar correctamente las tareas en la lista.
Una vez identificadas las tareas principales, es necesario analizar qué consecuencias ocurrirán si se completan o no a tiempo. Si resalta correctamente lo principal, puede ver que la violación de los plazos para la implementación de la tarea principal tendrá graves consecuencias.
Las cosas más importantes y difíciles se hacen mejor por la mañana. Durante estas horas, el cerebro descansa, la conciencia está despejada, la atención se concentra al máximo. Hay situaciones en las que se planea menos tiempo para completar una tarea del que realmente se gasta por razones que escapan al control de una persona. Por lo tanto, si planea cosas importantes para la tarde, es posible que no se hagan a tiempo, como resultado de lo cual se producirán graves consecuencias.
Todos los casos pueden dividirse condicionalmente en cuatro grupos: urgentes e importantes; importante pero no urgente; urgente pero no importante; no urgente y no muy importante. Se recomienda ingresar las cosas en su diario en el siguiente orden:
- importante y urgente;
- urgente pero menos importante;
- importante pero no urgente;
- otro.
De acuerdo con una de las reglas de administración del tiempo (regla de Pareto 20/80), la priorización correcta puede ahorrar hasta un 80% de los recursos. Está formulado de la siguiente manera: el 20% de las actividades dedicadas a las tareas principales, aportan el 80% de la efectividad; a su vez, el 80% de la actividad dedicada a la implementación de tareas insignificantes traerá solo el 20% del resultado. Esto nuevamente sugiere que es necesario poder resaltar lo importante y descartar lo innecesario.
Determinación de términos de trabajo
Para desarrollar la capacidad de administrar el tiempo, debe establecer plazos claros para cada tarea. De lo contrario, se puede posponer indefinidamente. Al tener una fecha límite específica para completar una tarea, una persona se esfuerza por llegar a tiempo. Esto se evidencia por el aumento de la productividad de los estudiantes el día antes de la sesión, este ejemplo se da a menudo durante las sesiones de formación. A veces es útil establecer esos plazos por su cuenta para concentrarse tanto como sea posible en la finalización de la tarea, para movilizar todo su potencial. No abuse de los experimentos con fechas límite. Esto puede provocar sobreesfuerzo, pérdida de fuerza y otras consecuencias negativas. A su vez, hacer el trabajo a medida que llega le ayudará a ahorrar no solo tiempo, sino también energía. Si todas las dificultades menores que surgen en el camino hacia el objetivo principal se resuelven a medida que surgen, entonces no tienen tiempo para convertirse en una bola de nieve de problemas insolubles. Si se han completado todas las tareas, pero la fuerza y el tiempo le permiten hacer frente a la tarea adicional, no es necesario posponerla. Habiendo completado la tarea hoy, programada para mañana, una persona estará segura de que tendrá tiempo para completar todas las actividades planeadas para el día siguiente. No debe posponer la finalización de los casos que comenzaron hoy y no se completaron dentro del plazo establecido para usted. Cualquier tarea se resuelve más rápido, siempre que esté concentrado en ella. Al posponer la finalización del trabajo hasta mañana, una persona se obliga a reajustar y concentrarse en él, y esto lleva mucho tiempo.
Delegación y automatización
No hay necesidad de tener miedo a la ayuda. Además, si existe la oportunidad de confiar la ejecución de cualquier tarea a otra persona, debe utilizarse. No siempre se puede lograr un buen resultado solo por su cuenta. Es más rentable dedicar tiempo a enseñarle a otra persona una determinada tarea una vez, que hacerlo usted mismo constantemente. Sobre todo si no está incluido en la categoría de los principales. Por lo tanto, el tiempo liberado se puede dedicar a tareas más importantes.
La automatización de ciertos procesos juega un papel igualmente importante en el proceso de gestión eficaz del tiempo: clasificación automática de notificaciones por correo electrónico, pagos regulares automáticos, etc. Todo lo que pueda funcionar sin su participación ahorra tiempo adicional.
Descanso completo
Debe planificar no solo su tiempo de trabajo, sino también su descanso. Además, muchos expertos recomiendan partir de este punto para empezar a completar tu diario. Sin un descanso adecuado, una persona no puede trabajar de manera productiva, por lo que este componente del éxito no debe olvidarse.
Algunas personas, en un esfuerzo por llegar a tiempo tanto como sea posible, se niegan deliberadamente todos los placeres, tratando de dedicar cada minuto a los negocios. Como resultado, la productividad cae porque una persona cansada no puede concentrarse y tomar decisiones rápidas y sabias.
El descanso debe ser completo. Al pasar tiempo con familiares o amigos, necesita disfrutar de la comunicación y no pensar en nuevos planes comerciales o un plan para reunirse con un socio en su cabeza. Y esto no ayudará a la causa y provocará el descontento de las personas cercanas. Cómo administrar el tiempo - mira el video:
La capacidad de administrar su tiempo permite que una persona sea exitosa y feliz. Por lo tanto, no será superfluo comprender este arte no solo para la cabeza, sino también para el ama de casa. En diferentes fuentes, puede contar una cantidad diferente de métodos, técnicas y reglas para una gestión eficaz del tiempo, pero todos se reducen a los mismos principios: planificación competente y priorización. Habiendo dominado los conceptos básicos de esta ciencia, todos podrán formular sus propias reglas sobre cómo administrar la vida y el tiempo.
